공무원 기안문 작성법 - 공문서 작성법

공무원들이 작성하는 공문서에 대해서 알아보겠습니다. 공무원으로 몇 개월만 근무하시면 아마도 대부분은 잘 알고계실테고, 관공서와 문서를 주고받으실 일이 있는 사기업이나 공공기관에서도 잘 알고계시리라 생각합니다.

아래에 기술할 내용은 공문서에 대한 행정안전부의 설명을 근간으로 제 개인적인 의견을 많이 담고있습니다. 물론 각 지자체마다, 공공기관마다도 공문서 작성에 대해서는 조금씩 다를 수 있습니다.

공문서 작성의 시작 - 기안

공문서는 작성한다고 끝이 아니라 효력을 발휘하는 일련의 과정이 있습니다.

공문서를 작성하기 시작하는 것, 즉 '안'을 만드는 것을 기안(起案)이라고 합니다. 사전적인 의미로는 "사업이나 활동계획의 초안을 만듬"이라고 되어있습니다.

공무원이 만드는 문서, 즉 공적인 문서인 공문서는 꼭 사업이나 계획만을 말하지 않고 내부적으로 출장이나 휴가를 가는 것들도 문서로 만들어 결재를 받기 때문에 이런 문서들을 만드는 것도 넓은 의미에서의 기안이 됩니다.

공무원은 문서로 얘기한다고 말합니다. 관공서와 얘기하는 방법이 공문인 것이죠.

그래서 공문서는 잘 작성되어야 합니다.

기안문의 종류

기안문에도 여러 종류가 있습니다.

일반기안문
대부분의 공문은 일반 기안으로 시작합니다. 일반기안문이란 하나의 안건을 처리하기 위해서 만드는 것으로 정해진 서식에 문안을 작성합니다.

기관의 직인이 찍혀서 외부로 나가는 시행문은 모두 일반기안문이고, 내부결재로 끝나는 계획서, 검토보고서 등은 간이기안문이라고 합니다.

따라서 간이기안문은 기관 외부로 나갈 수 없습니다.

일괄기안문
일괄기안문은 자주 쓰는 업무가 있고, 거의 쓰지 않는 부서가 있습니다.

일괄기안문이라는것 자체가 전자결재시스템이 도입되면서 생긴 것이지 전자결재가 도입되기 전, 그러니까 수기로 도장받고 싸인받던 시절에는 없었습니다.

일괄기안문은 밀접하게 연관된 2개 이상의 안건을 하나의 문서로 기안하는 것을 말합니다.

거의 동일한 내용인데 한 문서로 작성한다는 것은 예를 들어, 외부로 나가서는 안되는 정보를 담고 있는 보다 자세한 문서를 1안에 외부로 나가야하는 문서를 2안에 작성하여 결재를 한 번에 받아서 끝내는 것을 말합니다.

결재할 문서가 산더미인 상급자가 거의 똑같은 내용의 문서를 두 번씩 결제하는 것을 줄여주는 역할을 하기도 합니다.

기본적인 공문서의 작성 방법

공문서를 작성하는 기본적인 방법에 대해서 알아보겠습니다.

아마도 행정안전부에서 하달한 공문서의 예시를 한 번씩은 보셨을 거라고 생각합니다.

거의 모든 관공서에서 전자결재시스템을 사용해서 문서를 작성하고, 이 전자결재시스템은 전국의 모든 관공서와 호환이 되도록 만들어져 있기 때문에, 문서의 작성파일은 똑같습니다. '한글'프로그램에 기초하고 있죠.

문서의 글씨체, 줄간격, 자간 등은 작성자가 원하는 대로 바꾸어도 되지만 위 예시에 나와있는 틀 그대로 작성하시는 것이 가장 좋습니다.

예전 공문서 작성법과 바뀐 점
몇 년전부터 공문서 작성법이 조금 바뀌었습니다. 예전에 작성된 문서와 위의 예시를 보면 조금 다른 점이 보이실 겁니다.

1. 문장의 시작을 제목의 열과 맞추어 몇 칸 띄고 시작하지 않고 좌측 끝에서 시작 합니다.

2. '귀 기관의 무궁한 발전을 기원합니다.' 등의 인사말을 이제 적지 않습니다. 위의 예시에도 사라진 것을 보실 수 있습니다. 외부로 나가는 시행문에는 적는 경우도 있습니다.

3. 문서의 끝을 마지막에 두 칸을 띄고 "끝." 이라고 적습니다. 이제 줄바꿈을 하여 쓰지 않습니다.

이렇게 하면 이전보다 문서의 길이가 확연하게 짧아지게 됩니다. 예전에는 두 장이 넘어가는 공문서가 정말 많았는데, 이제 한 장으로 끝나는 문서도 많습니다.

줄간격을 좁게해서 한 장으로 끝내도록 만들길 원하는 고위직들도 많이 계시고요.

기안문 작성 팁

"중요 내용만 맞춤법을 지켜 읽기 쉽게" 작성하세요.

예전에 어느 타기관에서 온 문서를 열어봤는데, 이게 대체 무슨 말을 하려고 하는 것인지 내용파악이 안되는 문서가 있었습니다. 분명 우리말로 썼는데 해석을 해야하는 상황이었죠.

공문에 적혀있는 어려운 말들은 공무원들이나 이해하는 표현들이지 공무원이 아닌 사람들이 보기에는 쉽지 않을 수 있습니다.

1. 불필요한 미사여구는 쓰지 않는 것이 좋습니다. 과도한 용언을 사용하여 문서를 작성하면 공문이 말하고자하는 중요한 내용이 왜곡되어 표현될 수 있습니다.

2. 형형색색은 피하시는 것이 좋습니다. 정말 강조해야하는 표현에 가끔 넣는 것이지 공문서는 예쁘게 만드는 것이 목적이 아니니까요. 색 넣는 것을 싫어하시는 상관들도 꽤나 있습니다.

3. 맞춤법은 꼭 지키세요. 특히 외부로 나가는 시행문은 더 신경을 쓰셔야 합니다.

4. 읽기 쉽게 쓰세요. 공문을 받아서 보는 사람이 읽어나가는대로 이해할 수 있도록 작성하는 것이 좋습니다. 공문서는 자신의 지식을 펼치는 논문이 아닙니다. 물론 논문도 읽기 쉽게 써야하겠지만, 보는 이가 읽기 편하도록 작성되어야 하겠습니다.

5. 잘 작성된 기안문을 따라서 써보세요. 대통령실이나 행안부 등의 중앙부처에서 온 공문들을 참고하시면 도움이 많이 됩니다.

이번 글에서는 공문서의 작성 방법에 대해서 알아보았습니다. 모쪼록 도움이 되셨으면 좋겠습니다.